如何知道您的企业是否需要更好的费用管理系统

您是否厌倦了每个月手动将费用输入您的费用经理? 您是否每天花费数小时查看收据只是为了让它们输入? 您是否觉得整理费用报告太乏味和耗时? 如果答案是肯定的,那么您需要一个可以节省时间和金钱的自动化费用报告解决方案。 如果是这样,那么现在是您对管理公司费用的方式进行一些更改的时候了。 您需要一个费用管理系统来帮助您节省资金、提高效率并提高准确性。

在这篇文章中,我们将讨论如何知道您的企业是否需要自动化费用报告解决方案。 如果您立即开始使用这种系统,我们还将了解您可以获得的一些好处。

如何知道这是否适合您的公司?

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在考虑是否需要自动费用报告系统时,您应该做的第一件事是确定您正在跟踪的费用类型。

费用报告对企业至关重要。 它们清楚地说明了贵公司的支出情况,但许多小企业都在努力创建这些报告。 问题是他们不知道他们的钱去哪儿了。 这可能会令人沮丧,因为它很难追踪任何问题或错误。 它还可能导致不准确的财务报表。

在业务中,跟踪现金流可能很困难。 企业必须管理运营的许多方面,包括工资成本; 库存水平和采购; 和税收等。 更糟糕的是,企业还必须确保遵守 IRS 规则, OSHA 规定,以及其他州和联邦法律。

考虑到所有这些需要关注的需求,在管理公司的费用时,很容易让事情滑落。 但是忽略您的费用可能会在以后导致严重的问题。 以下迹象表明您的企业可能会从更好的费用跟踪和管理解决方案中受益:

你的员工不开心

你在邮资、纸品和其他办公用品上花了太多钱

您因员工错误或欺诈而受到处罚

你的公司已经好几个星期没有收到薪水了

当现金流量低时,您的企业会失去机会

您的企业无法支付账单

您需要一个费用跟踪和管理工具,让您全面了解业务的各个方面,以便在问题成为重大问题之前轻松识别问题。 而且,您需要一个可以让您有效地花钱的系统,从而实现利润最大化。 如果您想阅读更多关于此主题的内容,我们建议您访问 博客.happay.com 并研究该指南,该指南将揭示有关该主题的更多信息。

有效的费用跟踪和管理软件解决方案可以减少交易过程中的错误,从而减少文书工作以及对您的业务施加罚款和处罚的风险。 当您的员工快乐、高效且富有成效时,您将享受到更高的利润和更高的士气。

为什么企业使用费用管理系统?

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企业使用费用管理系统的主要原因是它们帮助公司更有效地管理费用。 它可以帮助公司跟踪他们的资金去向,这样他们就可以确保他们以正确的方式花钱。

它还允许公司轻松地向税务机关和其他利益相关者(如银行或供应商)报告其费用。

使用费用管理系统有很多好处:

1) 节省时间——这可以让您快速准确地输入费用,从而节省您的时间。 您不再需要花费数小时查看收据并手动输入数据。

2) 减少错误——通过在提交处理之前自动验证收据信息来减少错误。 这意味着在输入费用时犯的错误更少。

3) 提高准确性——通过确保正确记录所有交易。 如果最初提交的内容与实际处理的内容之间存在任何差异,系统将标记该交易以供人工审核。

4) 改进报告——通过提供详细的报告,让用户可以准确地看到他们的钱去了哪里。 这些报告包括详细信息,例如谁收到了付款、支付了哪些费用等。

5) 跟踪交易——一个好的费用管理系统从头到尾跟踪所有交易。 这包括跟踪向员工、供应商、承包商等支付的款项。该系统还跟踪所有开具的发票和支付的款项。

6) 提供安全性——自动费用报告工具通过防止未经授权访问公司记录来提供安全性。 所有敏感的财务信息都通过 加密技术.

7) 管理收据——根据类型(例如,旅行、用餐、娱乐)将收据分类。 用户可以在这些类别中搜索特定收据。

8) 帮助税务合规——让报税变得容易。 公司可以创建报告,显示他们在给定期间在某些项目上的花费。 他们还可以生成报告,显示他们欠税的金额。

9) 让付款更容易——一个自动化的费用报告平台让公司更容易支付账单。 系统无需单独处理每张发票,而是为您处理一切。

10) 允许更好的预算——通过帮助经理跟踪他们的预算。 它允许他们根据计划支出查看当前支出。

11) 保持记录井井有条——通过创建包含相关文档的文件夹。 例如,如果用户提交报销请求,系统会创建一个文件夹,其中包含原始收据、请求表和响应表。

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费用报告系统对于任何寻求费用效率的组织来说都是必不可少的。 软件解决方案提供了更高的透明度和对员工支出的控制。 它还可以提高跟踪成本、减少错误和改进整体会计流程的准确性。 为一个 中小型企业,在线会计工具效果最好; 但是,较大的企业可能需要具有附加功能的系统,例如文档扫描、与外部应用程序集成和供应商提供的数据馈送,以及可定制的报告和仪表板。