Как узнать, нужна ли вашему бизнесу лучшая система управления расходами

Вы устали каждый месяц вручную вводить расходы в свой менеджер расходов? Вы тратите часы каждый день, просматривая квитанции только для того, чтобы ввести их? Вы находите это слишком утомительным и трудоемким, чтобы организовать свои отчеты о расходах? если да, то вам нужно автоматизированное решение для составления отчетов о расходах, которое сэкономит ваше время и деньги. Если да, то пришло время внести некоторые изменения в то, как вы управляете расходами вашей компании. Вам нужна система управления расходами, которая поможет вам сэкономить деньги, повысить эффективность и повысить точность.

В этом посте мы обсудим, как узнать, нуждается ли ваш бизнес в автоматизированном решении для отчетности о расходах. Мы также рассмотрим некоторые преимущества, которые вы можете получить, если начнете использовать такую ​​систему прямо сейчас.

Как узнать, подходит ли этот инструмент для вашей компании?

Источник:pymnts.com

Первое, что вы должны сделать при рассмотрении вопроса о том, нужна ли вам автоматизированная система отчетности о расходах, — это определить, какой тип расходов вы отслеживаете.

Отчеты о расходах имеют решающее значение для бизнеса. Они дают четкое представление о том, на что ваша компания потратила деньги, но многим малым предприятиям сложно создавать такие отчеты. Проблема в том, что они понятия не имеют, куда уходят их деньги. Это может быть неприятно, потому что затрудняет отслеживание любых проблем или ошибок. Это также может привести к неточным финансовым отчетам.

В бизнесе отслеживание движения денежных средств может быть затруднено. Предприятия должны управлять многочисленными аспектами операций, включая расходы на заработную плату; уровни запасов и покупки; и налоги, среди прочего. Что еще хуже, предприятия также должны обеспечить соблюдение правил IRS, Правила OSHA, и другие законы штата и федеральные законы.

Со всеми этими требованиями к вниманию может возникнуть соблазн упустить ситуацию, когда дело доходит до управления расходами вашей компании. Но игнорирование своих расходов может привести к серьезным проблемам в дальнейшем. Вот несколько признаков того, что вашему бизнесу может быть полезно более эффективное решение для отслеживания расходов и управления ими:

Ваши сотрудники недовольны

Вы тратите слишком много денег на почтовые расходы, расходные материалы и другие канцелярские товары.

Вы подверглись штрафным санкциям из-за ошибок сотрудников или мошенничества

Ваша компания не получала зарплату в течение нескольких недель

Ваш бизнес теряет возможности, когда денежный поток низкий

У вашего бизнеса проблемы с оплатой счетов

Вам нужен инструмент для отслеживания и управления расходами, который дает вам полное представление о каждом аспекте вашего бизнеса, чтобы вы могли легко выявлять проблемы до того, как они станут серьезными проблемами. И вам нужна система, которая позволит вам эффективно тратить деньги, чтобы вы могли максимизировать прибыль. Если вы хотите прочитать больше на эту тему, мы предлагаем вам посетить blog.happay.com и изучите руководство, которое раскроет гораздо больше информации по этому вопросу.

Эффективное программное решение для отслеживания и управления расходами может сократить количество ошибок, допущенных во время транзакций, тем самым уменьшив бумажную работу и риск наложения штрафов и санкций на ваш бизнес. Когда ваши сотрудники счастливы, эффективны и продуктивны, вы будете наслаждаться увеличением прибыли и повышением морального духа.

Почему предприятия используют системы управления расходами?

Источник: facebook.com

Основная причина, по которой предприятия используют системы управления расходами, заключается в том, что они помогают компаниям более эффективно управлять своими расходами. Это помогает компаниям отслеживать, куда уходят их деньги, чтобы убедиться, что они тратят их правильно.

Это также позволяет компаниям легко сообщать о своих расходах налоговым органам и другим заинтересованным сторонам, таким как банки или поставщики.

Использование системы управления расходами имеет много преимуществ:

1) Экономия времени — это экономит ваше время, позволяя быстро и точно вводить расходы. Вам больше не нужно часами просматривать чеки и вводить данные вручную.

2) Уменьшение количества ошибок — уменьшает количество ошибок за счет автоматической проверки информации о квитанции перед ее отправкой на обработку. Это означает, что при вводе расходов совершается меньше ошибок.

3) Повышение точности — обеспечение правильной записи всех транзакций. Если есть какое-либо несоответствие между тем, что было отправлено изначально, и тем, что фактически обработано, система пометит транзакцию для ручной проверки.

4) Улучшить отчетность — предоставляя подробные отчеты, которые позволяют пользователям точно видеть, куда ушли их деньги. Эти отчеты включают такие сведения, как кто получил платеж, за что был оплачен и т. д.

5) Отслеживание транзакций. Хорошая система управления расходами отслеживает все транзакции от начала до конца. Сюда входит отслеживание платежей сотрудникам, поставщикам, подрядчикам и т. д. Система также отслеживает все выставленные счета и произведенные платежи.

6) Обеспечение безопасности. Автоматизированный инструмент отчетности о расходах обеспечивает безопасность, предотвращая несанкционированный доступ к записям компании. Вся конфиденциальная финансовая информация надежно защищена технология шифрования.

7) Управляйте квитанциями – распределяя их по категориям в зависимости от типа (например, поездки, питание, развлечения). Пользователи могут искать определенные квитанции в этих категориях.

8) Помощь в соблюдении налогового законодательства, упрощая подачу налогов. Компании могут создавать отчеты, показывающие, сколько они потратили на определенные товары за определенный период. Они также могут создавать отчеты, показывающие, сколько они задолжали по налогам.

9) Упростите платежи. Платформа автоматизированной отчетности о расходах упрощает для компаний оплату счетов. Вместо того, чтобы просматривать каждый счет отдельно, система позаботится обо всем за вас.

10) Обеспечить лучшее бюджетирование — помогая менеджерам отслеживать свои бюджеты. Это позволяет им просматривать свои текущие расходы по сравнению с запланированными расходами.

11) Организуйте записи — создайте папки, содержащие связанные документы. Например, если пользователь отправляет запрос на возмещение, система создает папку, содержащую исходную квитанцию, форму запроса и форму ответа.

Источник: volve.cc

Система отчетности о расходах необходима для любой организации, стремящейся к эффективности своих расходов. Программное решение обеспечивает большую прозрачность и контроль над расходами сотрудников. Это также позволяет повысить точность при отслеживании затрат, свести к минимуму ошибки и улучшить общий процесс учета. Для малый или средний бизнес, онлайн-инструмент бухгалтерского учета работает лучше всего; однако более крупному предприятию может потребоваться система с дополнительными функциями, такими как сканирование документов, интеграция с внешними приложениями и потоками данных от поставщиков, а также настраиваемые отчеты и информационные панели.