Como saber se sua empresa precisa de um melhor sistema de gerenciamento de despesas

Você está cansado de inserir manualmente as despesas em seu gerenciador de despesas todos os meses? Você passa horas todos os dias olhando os recibos apenas para inseri-los? Você acha muito tedioso e demorado organizar seus relatórios de despesas? se a resposta for sim, então você precisa de uma solução automatizada de relatórios de despesas que economize tempo e dinheiro. Se sim, então chegou a hora de você fazer algumas mudanças na forma como gerencia as despesas da sua empresa. Você precisa de um sistema de gerenciamento de despesas que o ajude a economizar dinheiro, aumentar a eficiência e melhorar a precisão.

Neste post, discutiremos como saber se sua empresa precisa de uma solução automatizada de relatórios de despesas. Também veremos alguns dos benefícios que você pode obter se começar a usar esse tipo de sistema imediatamente.

Como saber se esta é a ferramenta certa para a sua empresa?

Fonte: pymnts.com

A primeira coisa que você deve fazer ao considerar se precisa ou não de um sistema automatizado de relatórios de despesas é determinar que tipo de despesas você está rastreando.

Os relatórios de despesas são essenciais para as empresas. Eles fornecem uma imagem clara do que sua empresa gastou dinheiro, mas muitas pequenas empresas lutam para criar esses relatórios. O problema é que eles não sabem para onde vai o dinheiro. Isso pode ser frustrante porque dificulta o rastreamento de problemas ou erros. Também pode levar a demonstrações financeiras imprecisas.

Nos negócios, manter o controle do fluxo de caixa pode ser difícil. As empresas devem gerenciar vários aspectos das operações, incluindo custos de folha de pagamento; níveis de estoque e compras; e impostos, entre outros. Para piorar a situação, as empresas também devem garantir o cumprimento das regras do IRS, Regulamentos da OSHA, e outras leis estaduais e federais.

Com todas essas demandas de atenção, pode ser tentador deixar as coisas rolarem quando se trata de gerenciar as despesas da sua empresa. Mas ignorar suas despesas pode levar a sérios problemas mais tarde. Aqui estão alguns sinais de que sua empresa pode se beneficiar de uma melhor solução de controle e gerenciamento de despesas:

Seus funcionários não estão felizes

Você está gastando muito dinheiro com postagem, suprimentos de papel e outros materiais de escritório

Você foi atingido por penalidades devido a erros ou fraudes de funcionários

Sua empresa não recebe um salário há várias semanas

Seu negócio perde oportunidades quando o fluxo de caixa é baixo

Sua empresa está com problemas para pagar as contas

Você precisa de uma ferramenta de controle e gerenciamento de despesas que lhe dê visibilidade completa sobre todos os aspectos do seu negócio para que você possa identificar facilmente os problemas antes que eles se tornem problemas significativos. Além disso, você precisa de um sistema que permita gastar seu dinheiro com eficiência para maximizar o lucro. Se você quiser ler um pouco mais sobre este assunto, sugerimos que você visite blog.happay.com e estude o guia que revelará muito mais informações sobre o assunto.

Uma solução eficaz de software de controle e gerenciamento de despesas pode reduzir os erros cometidos durante as transações, reduzindo assim a burocracia e o risco de multas e penalidades impostas ao seu negócio. Quando seus funcionários estiverem felizes, eficientes e produtivos, você desfrutará de lucros maiores e moral mais elevado.

Por que as empresas usam sistemas de gerenciamento de despesas?

Fonte: facebook.com

A principal razão pela qual as empresas usam sistemas de gerenciamento de despesas é que eles ajudam as empresas a gerenciar suas despesas com mais eficiência. Ele ajuda as empresas a rastrear para onde vai seu dinheiro, para que possam ter certeza de que o estão gastando da maneira certa.

Também permite que as empresas relatem facilmente suas despesas às autoridades fiscais e outras partes interessadas, como bancos ou fornecedores.

Há muitos benefícios em usar um sistema de gerenciamento de despesas:

1) Economize tempo – isso economiza seu tempo, permitindo que você insira as despesas com rapidez e precisão. Você não precisa mais passar horas revisando recibos e inserindo dados manualmente.

2) Reduzir Erros – reduz erros verificando automaticamente as informações de recebimento antes de enviá-las para processamento. Isso significa que menos erros são cometidos ao inserir despesas.

3) Aumente a precisão – garantindo que todas as transações sejam registradas corretamente. Se houver alguma discrepância entre o que foi enviado originalmente e o que é realmente processado, o sistema sinalizará a transação para revisão manual.

4) Melhore a geração de relatórios – fornecendo relatórios detalhados que permitem aos usuários ver exatamente para onde foi seu dinheiro. Esses relatórios incluem detalhes como quem recebeu o pagamento, o que foi pago, etc.

5) Rastrear transações – Um bom sistema de gerenciamento de despesas acompanha todas as transações do início ao fim. Isso inclui o rastreamento de pagamentos feitos a funcionários, fornecedores, contratados, etc. O sistema também acompanha todas as faturas emitidas e pagamentos feitos.

6) Forneça Segurança – Uma ferramenta automatizada de relatórios de despesas fornece segurança ao impedir o acesso não autorizado aos registros da empresa. Todas as informações financeiras confidenciais são mantidas em segurança com tecnologia de criptografia.

7) Gerenciar Recibos – organizando-os em categorias com base no tipo (por exemplo, viagens, refeições, entretenimento). Os usuários podem pesquisar recibos específicos nessas categorias.

8) Ajudar com Conformidade Fiscal – facilitando a declaração de impostos. As empresas podem criar relatórios mostrando quanto gastaram em determinados itens durante um determinado período. Eles também podem gerar relatórios mostrando quanto devem em impostos.

9) Facilite os pagamentos – Uma plataforma automatizada de relatórios de despesas facilita o pagamento de contas pelas empresas. Em vez de ter que passar por cada fatura individualmente, o sistema cuida de tudo para você.

10) Permita um melhor orçamento – ajudando os gerentes a acompanhar seus orçamentos. Isso permite que eles visualizem suas despesas atuais em relação às despesas planejadas.

11) Mantenha os registros organizados – criando pastas que contenham documentos relacionados. Por exemplo, se um usuário enviar uma solicitação de reembolso, o sistema criará uma pasta contendo o recibo original, o formulário de solicitação e o formulário de resposta.

Fonte: volve.cc

Um sistema de relatórios de despesas é essencial para qualquer organização que busca eficiência em suas despesas. Uma solução de software oferece maior transparência e controle sobre os gastos dos funcionários. Ele também permite maior precisão no rastreamento de custos, minimizando erros e melhorando o processo geral de contabilidade. Para pequena ou média empresa, uma ferramenta de contabilidade online funciona melhor; no entanto, uma empresa maior pode exigir um sistema com recursos adicionais, como digitalização de documentos, integração com aplicativos externos e feeds de dados de fornecedores, bem como relatórios e painéis personalizáveis.