Hoe weet u of uw bedrijf een beter onkostenbeheersysteem nodig heeft?

Ben je het zat om elke maand handmatig onkosten in je onkostenmanager in te voeren? Besteedt u elke dag uren aan het doorzoeken van bonnen om ze in te voeren? Vindt u het te vervelend en tijdrovend om uw onkostennota's te ordenen? als het antwoord ja is, dan heeft u een geautomatiseerde oplossing voor onkostendeclaraties nodig die u tijd en geld bespaart. Als dat zo is, is het tijd voor u om enkele wijzigingen aan te brengen in de manier waarop u de uitgaven van uw bedrijf beheert. U hebt een onkostenbeheersysteem nodig waarmee u geld kunt besparen, de efficiëntie kunt verhogen en de nauwkeurigheid kunt verbeteren.

In dit bericht bespreken we hoe u kunt weten of uw bedrijf een geautomatiseerde oplossing voor onkostendeclaraties nodig heeft. We zullen ook kijken naar enkele van de voordelen die u kunt behalen als u dit soort systeem meteen gaat gebruiken.

Hoe weet u of dit de juiste tool is voor uw bedrijf?

Bron:pymnts.com

Het eerste dat u moet doen wanneer u overweegt of u al dan niet een geautomatiseerd systeem voor onkostendeclaraties nodig heeft, is bepalen welk type onkosten u bijhoudt.

Onkostendeclaraties zijn van cruciaal belang voor bedrijven. Ze geven een duidelijk beeld van waar uw bedrijf geld aan heeft uitgegeven, maar veel kleine bedrijven hebben moeite met het maken van deze rapporten. Het probleem is dat ze geen idee hebben waar hun geld naartoe gaat. Dit kan frustrerend zijn omdat het moeilijk is om eventuele problemen of fouten op te sporen. Het kan ook leiden tot onjuiste financiële overzichten.

In het bedrijfsleven kan het moeilijk zijn om de cashflow bij te houden. Bedrijven moeten tal van aspecten van de bedrijfsvoering beheren, waaronder loonkosten; voorraadniveaus en aankopen; en belastingen, oa. Om het nog erger te maken, moeten bedrijven ook zorgen voor naleving van de IRS-regels, OSHA-voorschriften, en andere staats- en federale wetten.

Met al deze aandachtseisen kan het verleidelijk zijn om de zaken op het spel te zetten als het gaat om het beheren van de uitgaven van uw bedrijf. Maar het negeren van uw uitgaven kan later tot ernstige problemen leiden. Hier zijn enkele tekenen dat uw bedrijf baat kan hebben bij een betere oplossing voor het volgen en beheren van onkosten:

Uw medewerkers zijn niet blij

U geeft te veel geld uit aan portokosten, papierbenodigdheden en andere kantoorbenodigdheden

U bent beboet vanwege fouten van medewerkers of fraude

Uw bedrijf heeft al enkele weken geen salaris ontvangen

Uw bedrijf verliest kansen wanneer de cashflow laag is

Uw bedrijf heeft problemen met het betalen van rekeningen

U hebt een tool nodig voor het bijhouden en beheren van onkosten die u volledig inzicht geeft in elk aspect van uw bedrijf, zodat u problemen gemakkelijk kunt identificeren voordat ze grote problemen worden. En u hebt een systeem nodig waarmee u uw geld efficiënt kunt besteden, zodat u uw winst kunt maximaliseren. Als u meer over dit onderwerp wilt lezen, raden we u aan een bezoek te brengen aan blog.happy.com en bestudeer de gids die veel meer informatie over het onderwerp zal onthullen.

Een effectieve softwareoplossing voor het volgen en beheren van onkosten kan fouten tijdens transacties verminderen, waardoor het papierwerk en het risico dat boetes en boetes aan uw bedrijf worden opgelegd, worden verminderd. Wanneer uw werknemers gelukkig, efficiënt en productief zijn, profiteert u van hogere winsten en een hoger moreel.

Waarom gebruiken bedrijven onkostenbeheersystemen?

Bron: facebook.com

De belangrijkste reden waarom bedrijven onkostenbeheersystemen gebruiken, is dat ze bedrijven helpen hun uitgaven efficiënter te beheren. Het helpt bedrijven bij te houden waar hun geld naartoe gaat, zodat ze ervoor kunnen zorgen dat ze het op de juiste manier uitgeven.

Het stelt bedrijven ook in staat om hun uitgaven eenvoudig te rapporteren aan de belastingdienst en andere belanghebbenden zoals banken of leveranciers.

Het gebruik van een onkostenbeheersysteem heeft veel voordelen:

1) Bespaar tijd – dit bespaart u tijd doordat u uitgaven snel en nauwkeurig kunt invoeren. U bent niet langer uren bezig met het doornemen van bonnen en het handmatig invoeren van gegevens.

2) Verminder fouten – verminder fouten door automatisch ontvangstinformatie te verifiëren voordat deze ter verwerking wordt ingediend. Hierdoor worden er minder fouten gemaakt bij het invoeren van kosten.

3) Verhoog de nauwkeurigheid - door ervoor te zorgen dat alle transacties correct worden geregistreerd. Als er enige discrepantie is tussen wat oorspronkelijk is ingediend en wat daadwerkelijk is verwerkt, zal het systeem de transactie markeren voor handmatige beoordeling.

4) Verbeter de rapportage - door gedetailleerde rapporten te verstrekken waarmee gebruikers precies kunnen zien waar hun geld naartoe is gegaan. Deze rapporten bevatten details zoals wie de betaling heeft ontvangen, waarvoor is betaald, enz.

5) Transacties volgen – Een goed onkostenbeheersysteem volgt alle transacties van begin tot eind. Dit omvat het volgen van betalingen aan werknemers, leveranciers, aannemers, enz. Het systeem houdt ook alle uitgegeven facturen en gedane betalingen bij.

6) Beveiliging bieden – Een geautomatiseerde tool voor onkostenrapportage biedt beveiliging door onbevoegde toegang tot bedrijfsgegevens te voorkomen. Alle gevoelige financiële informatie wordt veilig bewaard met: coderingstechnologie.

7) Beheer ontvangsten – door ze in categorieën in te delen op basis van type (bijv. reizen, maaltijden, entertainment). Binnen deze categorieën kunnen gebruikers zoeken naar specifieke bonnen.

8) Hulp bij belastingnaleving – door het eenvoudig te maken om belastingaangifte te doen. Bedrijven kunnen rapporten maken die laten zien hoeveel ze in een bepaalde periode aan bepaalde items hebben uitgegeven. Ze kunnen ook rapporten genereren die laten zien hoeveel ze verschuldigd zijn aan belastingen.

9) Betalingen eenvoudiger maken – Een geautomatiseerd platform voor onkostenrapportage maakt het voor bedrijven gemakkelijker om rekeningen te betalen. In plaats van elke factuur afzonderlijk te moeten doorlopen, regelt het systeem alles voor u.

10) Zorg voor betere budgettering - door managers te helpen hun budgetten bij te houden. Het stelt hen in staat om hun huidige uitgaven te vergelijken met hun geplande uitgaven.

11) Houd records georganiseerd - door mappen te maken die gerelateerde documenten bevatten. Als een gebruiker bijvoorbeeld een terugbetalingsverzoek indient, maakt het systeem een ​​map aan met de originele bon, het aanvraagformulier en het antwoordformulier.

Bron:volve.cc

Een onkostenrapportagesysteem is essentieel voor elke organisatie die op zoek is naar efficiëntie in haar uitgaven. Een softwareoplossing biedt meer transparantie en controle over de uitgaven van medewerkers. Het zorgt ook voor een grotere nauwkeurigheid bij het volgen van kosten, het minimaliseren van fouten en het verbeteren van het algehele boekhoudproces. Voor een kleine of middelgrote onderneming, een online boekhoudtool werkt het beste; een grotere onderneming kan echter een systeem nodig hebben met extra functies, zoals het scannen van documenten, integratie met externe applicaties en datafeeds van leveranciers, evenals aanpasbare rapporten en dashboards.