Come sapere se la tua azienda ha bisogno di un migliore sistema di gestione delle spese

Sei stanco di inserire manualmente le spese nel tuo gestore delle spese ogni mese? Passi ore ogni giorno a guardare le ricevute solo per farle inserire? Trovi che sia troppo noioso e dispendioso in termini di tempo organizzare le tue note spese? se la risposta è sì, allora hai bisogno di una soluzione automatizzata per la rendicontazione delle spese che ti farà risparmiare tempo e denaro. Se è così, allora è giunto il momento per te di apportare alcune modifiche al modo in cui gestisci le spese della tua azienda. Hai bisogno di un sistema di gestione delle spese che ti aiuti a risparmiare denaro, aumentare l'efficienza e migliorare la precisione.

In questo post, discuteremo come sapere se la tua azienda ha bisogno di una soluzione automatizzata per la rendicontazione delle spese. Vedremo anche alcuni dei vantaggi che puoi ottenere se inizi subito a utilizzare questo tipo di sistema.

Come sapere se questo è lo strumento giusto per la tua azienda?

Fonte: pymnts.com

La prima cosa che dovresti fare quando consideri se hai bisogno o meno di un sistema di note spese automatizzato è determinare il tipo di spese che stai monitorando.

Le note spese sono fondamentali per le aziende. Forniscono un quadro chiaro di ciò per cui la tua azienda ha speso denaro, ma molte piccole imprese hanno difficoltà a creare questi rapporti. Il problema è che non hanno idea di dove vadano a finire i loro soldi. Questo può essere frustrante perché rende difficile rintracciare eventuali problemi o errori. Può anche portare a rendiconti finanziari imprecisi.

Negli affari, tenere traccia del flusso di cassa può essere difficile. Le aziende devono gestire numerosi aspetti delle operazioni, compresi i costi del personale; livelli di inventario e acquisti; e tasse, tra gli altri. A peggiorare le cose, le aziende devono anche garantire il rispetto delle regole IRS, Regolamento OSHAe altre leggi statali e federali.

Con tutte queste richieste di attenzione, si può essere tentati di lasciar andare le cose quando si tratta di gestire le spese della tua azienda. Ma ignorare le tue spese può portare a seri problemi in seguito. Ecco alcuni segnali che indicano che la tua azienda potrebbe trarre vantaggio da una migliore soluzione di monitoraggio e gestione delle spese:

I tuoi dipendenti non sono contenti

Stai spendendo troppi soldi per spese di spedizione, forniture di carta e altre forniture per ufficio

Sei stato colpito da sanzioni a causa di errori o frodi dei dipendenti

La tua azienda non riceve uno stipendio da diverse settimane

La tua azienda perde opportunità quando il flusso di cassa è basso

La tua azienda ha problemi a pagare le bollette

Hai bisogno di uno strumento di monitoraggio e gestione delle spese che ti dia visibilità completa su ogni aspetto della tua attività in modo da poter identificare facilmente i problemi prima che diventino problemi significativi. E hai bisogno di un sistema che ti permetta di spendere i tuoi soldi in modo efficiente in modo da poter massimizzare i profitti. Se vuoi leggere qualcosa in più su questo argomento, ti suggeriamo di visitare blog.happy.com e studia la guida che rivelerà molte più informazioni sull'argomento.

Una soluzione software efficace per il monitoraggio e la gestione delle spese può ridurre gli errori commessi durante le transazioni, riducendo in tal modo le pratiche burocratiche e il rischio di sanzioni e sanzioni imposte alla tua azienda. Quando i tuoi dipendenti sono felici, efficienti e produttivi, godrai di maggiori profitti e morale più alto.

Perché le aziende utilizzano i sistemi di gestione delle spese?

Fonte: facebook.com

Il motivo principale per cui le aziende utilizzano i sistemi di gestione delle spese è che aiutano le aziende a gestire le proprie spese in modo più efficiente. Aiuta le aziende a tenere traccia di dove vanno i loro soldi in modo che possano assicurarsi che li stiano spendendo nel modo giusto.

Consente inoltre alle aziende di segnalare facilmente le proprie spese alle autorità fiscali e ad altre parti interessate come banche o fornitori.

I vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione delle spese sono numerosi:

1) Risparmia tempo: questo ti fa risparmiare tempo permettendoti di inserire le spese in modo rapido e preciso. Non devi più passare ore a esaminare le ricevute e inserire i dati manualmente.

2) Riduci gli errori: riduce gli errori verificando automaticamente le informazioni sulla ricevuta prima di inviarle per l'elaborazione. Ciò significa che vengono commessi meno errori quando si inseriscono le spese.

3) Aumenta la precisione, assicurandoti che tutte le transazioni siano registrate correttamente. In caso di discrepanza tra ciò che è stato originariamente inviato e ciò che viene effettivamente elaborato, il sistema contrassegnerà la transazione per la revisione manuale.

4) Migliora i rapporti: fornendo rapporti dettagliati che consentono agli utenti di vedere esattamente dove sono finiti i loro soldi. Questi rapporti includono dettagli come chi ha ricevuto il pagamento, cosa è stato pagato, ecc.

5) Traccia le transazioni: un buon sistema di gestione delle spese tiene traccia di tutte le transazioni dall'inizio alla fine. Ciò include il monitoraggio dei pagamenti effettuati a dipendenti, fornitori, appaltatori, ecc. Il sistema tiene anche traccia di tutte le fatture emesse e dei pagamenti effettuati.

6) Fornire sicurezza: uno strumento automatizzato di rendicontazione delle spese fornisce sicurezza impedendo l'accesso non autorizzato ai registri aziendali. Tutte le informazioni finanziarie sensibili sono mantenute al sicuro tecnologia di crittografia.

7) Gestire le ricevute – organizzandole in categorie in base al tipo (ad esempio, viaggi, pasti, intrattenimento). Gli utenti possono cercare ricevute specifiche all'interno di queste categorie.

8) Aiutare con la conformità fiscale – semplificando la dichiarazione delle tasse. Le aziende possono creare report che mostrano quanto hanno speso per determinati articoli durante un determinato periodo. Possono anche generare rapporti che mostrano quanto devono in tasse.

9) Rendi i pagamenti più facili: una piattaforma automatizzata di rendicontazione delle spese semplifica il pagamento delle bollette per le aziende. Invece di dover esaminare ogni fattura singolarmente, il sistema si occupa di tutto per te.

10) Consenti una migliore definizione del budget, aiutando i manager a tenere traccia dei propri budget. Consente loro di visualizzare le spese correnti rispetto a quelle pianificate.

11) Mantieni i record organizzati – creando cartelle che contengono documenti correlati. Ad esempio, se un utente inoltra una richiesta di rimborso, il sistema crea una cartella contenente la ricevuta originale, il modulo di richiesta e il modulo di risposta.

Fonte:volve.cc

Un sistema di rendicontazione delle spese è essenziale per qualsiasi organizzazione che cerca efficienza nelle proprie spese. Una soluzione software offre maggiore trasparenza e controllo sulla spesa dei dipendenti. Consente inoltre una maggiore precisione durante il monitoraggio dei costi, riducendo al minimo gli errori e migliorando il processo di contabilità generale. Per un piccola o media impresa, uno strumento di contabilità online funziona meglio; tuttavia, un'azienda più grande potrebbe richiedere un sistema con funzionalità aggiuntive come la scansione dei documenti, l'integrazione con applicazioni esterne e feed di dati dei fornitori, nonché report e dashboard personalizzabili.