Comment savoir si votre entreprise a besoin d'un meilleur système de gestion des dépenses

Vous en avez assez de saisir manuellement les dépenses dans votre gestionnaire de dépenses chaque mois ? Passez-vous des heures chaque jour à parcourir les reçus juste pour les saisir? Vous trouvez qu'il est trop fastidieux et chronophage d'organiser vos notes de frais ? Si la réponse est oui, alors vous avez besoin d'une solution de reporting de dépenses automatisée qui vous fera gagner du temps et de l'argent. Si tel est le cas, le moment est venu pour vous de modifier la façon dont vous gérez les dépenses de votre entreprise. Vous avez besoin d'un système de gestion des dépenses qui vous aidera à économiser de l'argent, à augmenter l'efficacité et à améliorer la précision.

Dans cet article, nous verrons comment savoir si votre entreprise a besoin d'une solution automatisée de reporting des dépenses. Nous examinerons également certains des avantages que vous pouvez obtenir si vous commencez à utiliser ce type de système tout de suite.

Comment savoir si c'est le bon outil pour votre entreprise ?

Source:pymnts.com

La première chose à faire lorsque vous déterminez si vous avez besoin ou non d'un système de rapport de dépenses automatisé est de déterminer le type de dépenses que vous suivez.

Les notes de frais sont essentielles pour les entreprises. Ils fournissent une image claire des dépenses de votre entreprise, mais de nombreuses petites entreprises ont du mal à créer ces rapports. Le problème est qu'ils ne savent pas où va leur argent. Cela peut être frustrant car il est difficile de détecter les problèmes ou les erreurs. Cela peut également conduire à des états financiers inexacts.

Dans les affaires, le suivi des flux de trésorerie peut être difficile. Les entreprises doivent gérer de nombreux aspects des opérations, y compris les coûts salariaux ; les niveaux de stocks et les achats ; et les impôts, entre autres. Pour aggraver les choses, les entreprises doivent également assurer le respect des règles de l'IRS, Réglementation OSHA, et d'autres lois étatiques et fédérales.

Avec toutes ces demandes d'attention, il peut être tentant de laisser tomber la gestion des dépenses de votre entreprise. Mais ignorer vos dépenses peut entraîner de graves problèmes plus tard. Voici quelques signes indiquant que votre entreprise pourrait bénéficier d'une meilleure solution de suivi et de gestion des dépenses :

Vos employés ne sont pas contents

Vous dépensez trop d'argent en frais de port, fournitures de papier et autres fournitures de bureau

Vous avez été frappé de pénalités en raison d'erreurs ou de fraudes d'employés

Votre entreprise n'a pas reçu de chèque de paie depuis plusieurs semaines

Votre entreprise perd des opportunités lorsque la trésorerie est faible

Votre entreprise a du mal à payer ses factures

Vous avez besoin d'un outil de suivi et de gestion des dépenses qui vous donne une visibilité complète sur tous les aspects de votre entreprise afin que vous puissiez facilement identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent importants. Et, vous avez besoin d'un système qui vous permette de dépenser votre argent efficacement afin de maximiser vos profits. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, nous vous suggérons de visiter blog.happay.com et étudiez le guide qui vous dévoilera beaucoup plus d'informations sur le sujet.

Une solution logicielle efficace de suivi et de gestion des dépenses peut réduire les erreurs commises lors des transactions, réduisant ainsi la paperasserie et le risque d'amendes et de pénalités imposées à votre entreprise. Lorsque vos employés sont heureux, efficaces et productifs, vous bénéficierez d'une augmentation des bénéfices et d'un meilleur moral.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des systèmes de gestion des dépenses ?

Source : facebook.com

La principale raison pour laquelle les entreprises utilisent des systèmes de gestion des dépenses est qu'ils aident les entreprises à gérer leurs dépenses plus efficacement. Il aide les entreprises à savoir où va leur argent afin qu'elles puissent s'assurer qu'elles le dépensent de la bonne manière.

Il permet également aux entreprises de déclarer facilement leurs dépenses aux autorités fiscales et à d'autres parties prenantes telles que les banques ou les fournisseurs.

L'utilisation d'un système de gestion des dépenses présente de nombreux avantages :

1) Gagnez du temps - cela vous fait gagner du temps en vous permettant d'entrer des dépenses rapidement et avec précision. Vous n'avez plus à passer des heures à parcourir les reçus et à saisir les données manuellement.

2) Réduire les erreurs - réduit les erreurs en vérifiant automatiquement les informations de réception avant de les soumettre pour traitement. Cela signifie que moins d'erreurs sont commises lors de la saisie des dépenses.

3) Augmenter la précision - en s'assurant que toutes les transactions sont enregistrées correctement. S'il y a une différence entre ce qui a été initialement soumis et ce qui est réellement traité, le système marquera la transaction pour un examen manuel.

4) Améliorer les rapports - en fournissant des rapports détaillés qui permettent aux utilisateurs de voir exactement où est allé leur argent. Ces rapports incluent des détails tels que qui a reçu le paiement, ce qui a été payé, etc.

5) Suivre les transactions - Un bon système de gestion des dépenses suit toutes les transactions du début à la fin. Cela inclut le suivi des paiements effectués aux employés, fournisseurs, sous-traitants, etc. Le système assure également le suivi de toutes les factures émises et des paiements effectués.

6) Assurer la sécurité - Un outil de rapport de dépenses automatisé assure la sécurité en empêchant l'accès non autorisé aux dossiers de l'entreprise. Toutes les informations financières sensibles sont conservées en toute sécurité avec technologie de cryptage.

7) Gérer les reçus - en les organisant en catégories en fonction du type (par exemple, voyage, repas, divertissement). Les utilisateurs peuvent rechercher des reçus spécifiques dans ces catégories.

8) Aide à la conformité fiscale - en facilitant la déclaration des impôts. Les entreprises peuvent créer des rapports indiquant combien elles ont dépensé pour certains articles au cours d'une période donnée. Ils peuvent également générer des rapports indiquant combien ils doivent en impôts.

9) Facilitez les paiements - Une plate-forme de déclaration de dépenses automatisée facilite le paiement des factures pour les entreprises. Au lieu de devoir parcourir chaque facture individuellement, le système s'occupe de tout pour vous.

10) Permettre une meilleure budgétisation - en aidant les gestionnaires à suivre leurs budgets. Il leur permet de visualiser leurs dépenses courantes par rapport à leurs dépenses prévues.

11) Gardez les enregistrements organisés - en créant des dossiers contenant des documents connexes. Par exemple, si un utilisateur soumet une demande de remboursement, le système crée un dossier contenant le reçu original, le formulaire de demande et le formulaire de réponse.

Source:volve.cc

Un système de notes de frais est essentiel pour toute organisation à la recherche d'efficacité dans ses dépenses. Une solution logicielle offre une plus grande transparence et un meilleur contrôle des dépenses des employés. Il permet également une précision accrue lors du suivi des coûts, de la minimisation des erreurs et de l'amélioration du processus comptable global. Pour un petite ou moyenne entreprise, un outil de comptabilité en ligne fonctionne mieux ; cependant, une grande entreprise peut avoir besoin d'un système avec des fonctionnalités supplémentaires telles que la numérisation de documents, l'intégration avec des applications externes et des flux de données de fournisseurs, ainsi que des rapports et des tableaux de bord personnalisables.