So erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen ein besseres Spesenmanagementsystem benötigt

Sind Sie es leid, Ausgaben jeden Monat manuell in Ihren Ausgabenmanager einzugeben? Verbringen Sie jeden Tag Stunden damit, Quittungen durchzusehen, nur um sie eintragen zu lassen? Finden Sie es zu mühsam und zeitraubend, Ihre Spesenabrechnungen zu organisieren? Wenn die Antwort ja lautet, brauchen Sie eine automatisierte Reisekostenabrechnungslösung, mit der Sie Zeit und Geld sparen. Wenn ja, dann ist es an der Zeit, dass Sie einige Änderungen an der Art und Weise vornehmen, wie Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens verwalten. Sie benötigen ein Kostenmanagementsystem, mit dem Sie Geld sparen, die Effizienz steigern und die Genauigkeit verbessern können.

In diesem Beitrag besprechen wir, wie Sie feststellen können, ob Ihr Unternehmen eine automatisierte Spesenabrechnungslösung benötigt. Wir werden uns auch einige der Vorteile ansehen, die Sie erhalten können, wenn Sie sofort mit der Verwendung dieser Art von System beginnen.

Woher wissen Sie, ob dies das richtige Tool für Ihr Unternehmen ist?

Quelle:pymnts.com

Das erste, was Sie tun sollten, wenn Sie überlegen, ob Sie ein automatisiertes Spesenabrechnungssystem benötigen oder nicht, ist zu bestimmen, welche Art von Ausgaben Sie verfolgen.

Spesenabrechnungen sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie bieten ein klares Bild davon, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgegeben hat, aber viele kleine Unternehmen haben Schwierigkeiten, diese Berichte zu erstellen. Das Problem ist, dass sie keine Ahnung haben, wohin ihr Geld fließt. Dies kann frustrierend sein, da es die Suche nach Problemen oder Fehlern erschwert. Es kann auch zu ungenauen Jahresabschlüssen führen.

Im Geschäftsleben kann es schwierig sein, den Überblick über den Cashflow zu behalten. Unternehmen müssen zahlreiche Aspekte des Betriebs verwalten, einschließlich Lohnkosten; Lagerbestände und Käufe; und Steuern, unter anderem. Um die Sache noch schlimmer zu machen, müssen Unternehmen auch die Einhaltung der IRS-Regeln sicherstellen, OSHA-Vorschriften, und andere Landes- und Bundesgesetze.

Bei all diesen Anforderungen an Aufmerksamkeit kann es verlockend sein, die Dinge schleifen zu lassen, wenn es um die Verwaltung der Ausgaben Ihres Unternehmens geht. Aber das Ignorieren Ihrer Ausgaben kann später zu ernsthaften Problemen führen. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen von einer besseren Lösung zur Kostenverfolgung und -verwaltung profitieren könnte:

Ihre Mitarbeiter sind unzufrieden

Sie geben zu viel Geld für Porto, Papier und andere Büromaterialien aus

Sie wurden aufgrund von Mitarbeiterfehlern oder Betrug mit Strafen belegt

Ihr Unternehmen hat seit mehreren Wochen keinen Gehaltsscheck erhalten

Ihr Unternehmen verliert Chancen, wenn der Cashflow niedrig ist

Ihr Unternehmen hat Probleme, Rechnungen zu bezahlen

Sie benötigen ein Tool zur Kostenverfolgung und -verwaltung, das Ihnen einen vollständigen Überblick über alle Aspekte Ihres Unternehmens bietet, damit Sie Probleme leicht erkennen können, bevor sie zu erheblichen Problemen werden. Und Sie brauchen ein System, mit dem Sie Ihr Geld effizient ausgeben können, um den Gewinn zu maximieren. Wenn Sie mehr zu diesem Thema lesen möchten, empfehlen wir Ihnen einen Besuch blog.hapay.com und studieren Sie den Leitfaden, der viel mehr Informationen zu diesem Thema enthält.

Eine effektive Softwarelösung zur Kostenverfolgung und -verwaltung kann Fehler bei Transaktionen reduzieren und dadurch den Papierkram und das Risiko von Bußgeldern und Strafen für Ihr Unternehmen reduzieren. Wenn Ihre Mitarbeiter glücklich, effizient und produktiv sind, werden Sie höhere Gewinne und eine höhere Arbeitsmoral genießen.

Warum verwenden Unternehmen Spesenmanagementsysteme?

Quelle: facebook.com

Der Hauptgrund, warum Unternehmen Spesenmanagementsysteme verwenden, ist, dass sie Unternehmen dabei helfen, ihre Ausgaben effizienter zu verwalten. Es hilft Unternehmen zu verfolgen, wohin ihr Geld fließt, damit sie sicherstellen können, dass sie es richtig ausgeben.

Außerdem können Unternehmen ihre Ausgaben ganz einfach an Steuerbehörden und andere Interessengruppen wie Banken oder Lieferanten melden.

Die Verwendung eines Spesenverwaltungssystems bietet viele Vorteile:

1) Sparen Sie Zeit – dies spart Ihnen Zeit, da Sie Ausgaben schnell und genau eingeben können. Sie müssen nicht mehr Stunden damit verbringen, Quittungen durchzugehen und Daten manuell einzugeben.

2) Fehler reduzieren – reduziert Fehler, indem Beleginformationen automatisch überprüft werden, bevor sie zur Verarbeitung gesendet werden. Dadurch werden weniger Fehler bei der Spesenerfassung gemacht.

3) Erhöhen Sie die Genauigkeit – indem Sie sicherstellen, dass alle Transaktionen korrekt aufgezeichnet werden. Bei Abweichungen zwischen dem, was ursprünglich eingereicht wurde, und dem, was tatsächlich verarbeitet wird, kennzeichnet das System die Transaktion zur manuellen Überprüfung.

4) Verbessern Sie die Berichterstattung – indem Sie detaillierte Berichte bereitstellen, die es den Benutzern ermöglichen, genau zu sehen, wohin ihr Geld geflossen ist. Diese Berichte enthalten Details, z. B. wer die Zahlung erhalten hat, wofür bezahlt wurde usw.

5) Transaktionen verfolgen – Ein gutes Spesenverwaltungssystem verfolgt alle Transaktionen von Anfang bis Ende. Dazu gehört die Nachverfolgung von Zahlungen an Mitarbeiter, Lieferanten, Auftragnehmer usw. Das System verfolgt auch alle ausgestellten Rechnungen und geleisteten Zahlungen.

6) Sicherheit bieten – Ein automatisiertes Spesenabrechnungstool bietet Sicherheit, indem es unbefugten Zugriff auf Unternehmensunterlagen verhindert. Alle sensiblen Finanzinformationen werden mit sicher aufbewahrt Verschlüsselungstechnologie.

7) Belege verwalten – indem Sie sie nach Art in Kategorien einteilen (z. B. Reisen, Mahlzeiten, Unterhaltung). Benutzer können innerhalb dieser Kategorien nach bestimmten Quittungen suchen.

8) Helfen Sie bei der Einhaltung der Steuervorschriften – indem Sie es einfach machen, Steuern einzureichen. Unternehmen können Berichte erstellen, die zeigen, wie viel sie in einem bestimmten Zeitraum für bestimmte Artikel ausgegeben haben. Sie können auch Berichte erstellen, die zeigen, wie viel sie an Steuern schulden.

9) Zahlungen einfacher machen – Eine automatisierte Spesenabrechnungsplattform erleichtert Unternehmen das Bezahlen von Rechnungen. Anstatt jede Rechnung einzeln durchgehen zu müssen, übernimmt das System alles für Sie.

10) Ermöglichen Sie eine bessere Budgetierung – indem Sie Managern helfen, den Überblick über ihre Budgets zu behalten. Es ermöglicht ihnen, ihre aktuellen Ausgaben mit ihren geplanten Ausgaben zu vergleichen.

11) Halten Sie Aufzeichnungen organisiert – indem Sie Ordner erstellen, die zugehörige Dokumente enthalten. Wenn ein Benutzer beispielsweise eine Erstattungsanforderung einreicht, erstellt das System einen Ordner, der die Originalquittung, das Anforderungsformular und das Antwortformular enthält.

Quelle: volve.cc

Ein Spesenabrechnungssystem ist für jede Organisation, die nach Effizienz bei ihren Ausgaben strebt, unerlässlich. Eine Softwarelösung bietet mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeiter. Es ermöglicht auch eine höhere Genauigkeit bei der Kostenverfolgung, die Minimierung von Fehlern und die Verbesserung des gesamten Buchhaltungsprozesses. Für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen, ein Online-Buchhaltungstool funktioniert am besten; Ein größeres Unternehmen benötigt jedoch möglicherweise ein System mit zusätzlichen Funktionen wie Dokumentenscannen, Integration mit externen Anwendungen und Datenfeeds von Anbietern sowie anpassbaren Berichten und Dashboards.

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