هل سئمت من إدخال النفقات يدويًا في مدير النفقات كل شهر؟ هل تقضي ساعات كل يوم في البحث في الإيصالات فقط لإدخالها؟ هل تجد أن تنظيم تقارير النفقات الخاصة بك أمر شاق ويستغرق وقتًا طويلاً؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فأنت بحاجة إلى حل تلقائي لإعداد تقارير النفقات يوفر لك الوقت والمال. إذا كان الأمر كذلك ، فقد حان الوقت لإجراء بعض التغييرات في كيفية إدارة نفقات شركتك. أنت بحاجة إلى نظام إدارة النفقات الذي سيساعدك على توفير المال وزيادة الكفاءة وتحسين الدقة.
في هذا المنشور ، سنناقش كيفية معرفة ما إذا كان عملك يحتاج إلى حل تلقائي لإعداد تقارير النفقات. سننظر أيضًا في بعض الفوائد التي يمكنك الحصول عليها إذا بدأت في استخدام هذا النوع من النظام على الفور.
كيف تعرف ما إذا كانت هذه هي الأداة المناسبة لشركتك؟
أول شيء يجب عليك فعله عند التفكير فيما إذا كنت بحاجة إلى نظام تقرير مصاريف آلي أم لا هو تحديد نوع النفقات التي تتعقبها.
تقارير المصروفات مهمة للشركات. إنها توفر صورة واضحة لما أنفقت شركتك الأموال عليه ، لكن العديد من الشركات الصغيرة تكافح من أجل إنشاء هذه التقارير. المشكلة هي أنهم لا يعرفون أين تذهب أموالهم. قد يكون هذا محبطًا لأنه يجعل من الصعب تعقب أي مشاكل أو أخطاء. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى بيانات مالية غير دقيقة.
في الأعمال التجارية ، قد يكون تتبع التدفق النقدي أمرًا صعبًا. يجب على الشركات إدارة العديد من جوانب العمليات ، بما في ذلك تكاليف الرواتب ؛ مستويات المخزون والمشتريات ؛ والضرائب ، من بين أمور أخرى. لجعل الأمور أسوأ ، يجب على الشركات أيضًا ضمان الامتثال لقواعد مصلحة الضرائب ، لوائح OSHA، وقوانين الولايات والقوانين الفيدرالية الأخرى.
مع كل هذه المطالب التي تتطلب الانتباه ، قد يكون من المغري ترك الأمور تنزلق عندما يتعلق الأمر بإدارة نفقات شركتك. لكن تجاهل نفقاتك يمكن أن يؤدي إلى مشاكل خطيرة لاحقًا. فيما يلي بعض الدلائل على أن عملك قد يستفيد من حل أفضل لتتبع وإدارة النفقات:
موظفوك ليسوا سعداء
أنت تنفق الكثير من المال على الطوابع البريدية واللوازم الورقية واللوازم المكتبية الأخرى
لقد تعرضت لعقوبات بسبب أخطاء الموظفين أو الاحتيال
لم تتلق شركتك شيك راتب منذ عدة أسابيع
يفقد عملك الفرص عندما يكون التدفق النقدي منخفضًا
عملك لديه مشكلة في دفع الفواتير
أنت بحاجة إلى أداة تتبع وإدارة النفقات التي تمنحك رؤية كاملة لكل جانب من جوانب عملك حتى تتمكن من تحديد المشكلات بسهولة قبل أن تصبح مشكلات مهمة. وأنت بحاجة إلى نظام يسمح لك بإنفاق أموالك بكفاءة حتى تتمكن من زيادة الأرباح. إذا كنت ترغب في قراءة المزيد حول هذا الموضوع ، نقترح عليك زيارة blog.happay.com ودراسة الدليل الذي سيكشف المزيد من المعلومات حول هذا الموضوع.
يمكن أن يقلل الحل البرمجي الفعال لتتبع النفقات وإدارتها من الأخطاء التي تحدث أثناء المعاملات ، وبالتالي تقليل الأعمال الورقية وخطر الغرامات والعقوبات المفروضة على عملك. عندما يكون موظفوك سعداء وفعالين ومنتجين ، ستستمتع بأرباح متزايدة ومعنويات أعلى.
لماذا تستخدم الشركات أنظمة إدارة المصاريف؟
السبب الرئيسي وراء استخدام الشركات لأنظمة إدارة النفقات هو أنها تساعد الشركات على إدارة نفقاتها بشكل أكثر كفاءة. إنه يساعد الشركات على تتبع أين تذهب أموالهم حتى يتمكنوا من التأكد من إنفاقها بالطريقة الصحيحة.
كما يسمح للشركات بالإبلاغ بسهولة عن نفقاتها إلى السلطات الضريبية وأصحاب المصلحة الآخرين مثل البنوك أو الموردين.
هناك العديد من الفوائد لاستخدام نظام إدارة النفقات:
1) توفير الوقت - هذا يوفر لك الوقت من خلال السماح لك بإدخال النفقات بسرعة وبدقة. لم تعد مضطرًا لقضاء ساعات في تصفح الإيصالات وإدخال البيانات يدويًا.
2) تقليل الأخطاء - يقلل الأخطاء عن طريق التحقق تلقائيًا من معلومات الاستلام قبل إرسالها للمعالجة. هذا يعني أنه يتم ارتكاب أخطاء أقل عند إدخال النفقات.
3) زيادة الدقة - من خلال ضمان تسجيل جميع المعاملات بشكل صحيح. إذا كان هناك أي تعارض بين ما تم تقديمه في الأصل وما تمت معالجته بالفعل ، فسيقوم النظام بوضع علامة على المعاملة للمراجعة اليدوية.
4) تحسين التقارير - من خلال تقديم تقارير مفصلة تتيح للمستخدمين معرفة أين ذهبت أموالهم بالضبط. تتضمن هذه التقارير تفاصيل مثل من تلقى الدفعة ، وما الذي تم دفعه ، وما إلى ذلك.
5) تتبع المعاملات - نظام جيد لإدارة النفقات يتتبع جميع المعاملات من البداية إلى النهاية. يتضمن ذلك تتبع المدفوعات المقدمة للموظفين ، والبائعين ، والمقاولين ، وما إلى ذلك. كما يتتبع النظام أيضًا جميع الفواتير الصادرة والمدفوعات التي يتم سدادها.
6) توفير الأمان - توفر أداة الإبلاغ عن النفقات التلقائية الأمان عن طريق منع الوصول غير المصرح به إلى سجلات الشركة. يتم الاحتفاظ بجميع المعلومات المالية الحساسة بأمان مع تقنية التشفير.
7) إدارة الإيصالات - من خلال تنظيمها في فئات على أساس النوع (على سبيل المثال ، السفر والوجبات والترفيه). يمكن للمستخدمين البحث عن إيصالات محددة ضمن هذه الفئات.
8) المساعدة في الامتثال الضريبي - من خلال تسهيل تقديم الضرائب. يمكن للشركات إنشاء تقارير توضح مقدار ما أنفقته على عناصر معينة خلال فترة معينة. يمكنهم أيضًا إنشاء تقارير توضح مقدار الضرائب المستحقة عليهم.
9) جعل المدفوعات أسهل - تسهل المنصة الآلية لإعداد التقارير عن النفقات على الشركات دفع الفواتير. بدلاً من الاضطرار إلى مراجعة كل فاتورة على حدة ، يعتني النظام بكل شيء نيابة عنك.
10) السماح بإعداد ميزانية أفضل - من خلال مساعدة المديرين على تتبع ميزانياتهم. يسمح لهم بمشاهدة نفقاتهم الجارية مقابل نفقاتهم المخطط لها.
11) حافظ على السجلات منظمة - عن طريق إنشاء مجلدات تحتوي على مستندات ذات صلة. على سبيل المثال ، إذا أرسل المستخدم طلب سداد ، فسيقوم النظام بإنشاء مجلد يحتوي على الإيصال الأصلي ونموذج الطلب ونموذج الاستجابة.
يعد نظام الإبلاغ عن النفقات ضروريًا لأي منظمة تبحث عن الكفاءة في نفقاتها. يوفر الحل البرمجي قدرًا أكبر من الشفافية والتحكم في إنفاق الموظفين. كما يسمح بزيادة الدقة عند تتبع التكاليف وتقليل الأخطاء وتحسين عملية المحاسبة الشاملة. ل شركة صغيرة أو متوسطة الحجم، أداة المحاسبة عبر الإنترنت تعمل بشكل أفضل ؛ ومع ذلك ، قد تتطلب مؤسسة أكبر نظامًا به ميزات إضافية مثل مسح المستندات ضوئيًا ، والتكامل مع التطبيقات الخارجية وموجزات البيانات من البائعين ، بالإضافة إلى التقارير ولوحات المعلومات القابلة للتخصيص.